Per tanti anni il telelavoro, noto come smartworking, è stato per i più un concetto astratto, fino a quando ci si è improvvisamente trovati nella condizione di doverlo applicare per l’emergenza sanitaria. Quasi subito si è compreso che la maggior parte delle attività che svolgiamo in ufficio possono essere svolte anche da remoto.
Caratteristiche dello smartworking
Bisogna tenere in considerazione 4 cardini, sui quali ruota tutto:
i lavoratori, che associano all’ufficio una serie di regole e valori, devono riuscire a rimodularli nell’ambiente domestico. Da parte della proprietà e dei manager viene vissuta una sensazione di smarrimento, perchè non avendo gli addetti a portata visiva sentono di perdere le opzioni di esercizio del potere e controllo; una perdita della capacità di pianificazione, per l’assenza di strumenti e metodi precisi con cui applicare l’assegnazione strutturata delle attività da svolgere a cura dei singoli addetti. l’accessibilità alle informazioni e il coordinamento del flusso di tutti i documenti necessari, difficilmente accessibili da remoto e da poter scambiare tra tutti gli addetti interessati.
I 4 punti sopra elencati, anche se con pesi differenti in base alla realtà imprenditoriale o industriale, hanno tutti forte rilevanza per giungere alla realizzazione di una pratica di telelavoro.
Dobbiamo ragionare in prospettiva e molte imprese, superato il momento critico, potranno perfezionare e consolidare il principio di lavoro a distanza che hanno dovuto implementare in emergenza, ottenendo in seguito straordinari benefici in termini di elasticità organizzativa, efficienza e riduzione dei costi operativi, ottenendo un più alto livello di competitività sul mercato.
Come è necessario agire affinchè il lavoro da casa diventi funzionale quanto o più di quello svolto in ufficio, considerando i 4 cardini?
Fare smartworking richiede un maggiore senso di responsabilità e disciplina mentale, in quanto vi sono molte distrazioni che intervengono nell’ambiente domestico; di contro il fatto di non doversi muovere da e verso l’ufficio permette di recuperare ore preziose e risparmiare cifre considerevoli altrimenti spese in trasferimenti.
Ogni lavoratore può, compatibilmente con il suo ruolo aziendale, ritagliarsi del tempo durante la giornata per svolgere attività famigliari (es: portare i bimbi a scuola), trovando maggiore serenità. quindi disponibilità verso lo smartworking, che potrà svolgersi anche in una finestra temporale diversa dal 9-18, agevolando anche le relazioni con clienti in fusi orari differenti; in aiuto ci sono numerosi strumenti informatici, per la supervisione delle attività svolte in remoto e del tempo dedicato.
“I tempi sono maturi per ridefinire il paradigma stesso di impegno professionale, ragionando in termini di attività da consegnare, non di tempo passato davanti al monitor, valorizzando le capacità individuali e la possibilità di approcci premianti verso i risultati.”
Anche i manager possono fare un passo avanti, dal controllo “visivo” verso una gestione parametrica, tramite piattaforme che consentano di monitorare le attività in corso, anche tramite app per smartphone. Telefonare ad un collaboratore, oggi tramite numero interno, avverrebbe tramite VoIP sul computer o cellulare del collaboratore, con videochiamata al posto del contatto visivo. Naturalmente non possiamo sostituire le sensazioni che restituisce una presenza fisica, ma indubbiamente è un ottimo surrogato.
Ecco forse il passaggio più rilevante in termini qualitativi per le organizzazioni.
La pianificazione e controllo sono quelli che in assoluto beneficiano maggiormente dello smartworking. Molte delle attività si sviluppano su base di iniziative individuali, senza alcun criterio di assegnazione strutturata e controllo, intermedio e finale. Ricordiamo che un’assegnazione si fonda sul principio di CHI, deve fare CHE COSA, COME dovrà essere fatto ed entro QUANDO. Nel momento in cui le assegnazioni all’interno di un progetto corretamente definito sono fatte correttamente, allora abbiamo applicato il principio del Project Management.
La pratica del Project Management è la migliore applicazione delle deleghe strutturate e permette a tutti di sapere cosa devono fare e di tenere sotto controllo tutte le scadenze. Ciò porta la certezza che tutto ciò che serve venga fatto, offrendo ai manager una visione di insieme e degli allarmi preventivi qualora qualcosa rischi di arrivare in ritardo. Esso evita difetti e ritardi nelle attività che potrebbero altrimenti costare tanto (es. penali su ritardi).
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Assegnazione strutturata tramite project management
Oggi usiamo piattaforme di Project Management molto semplici da imparare ed efficaci nell’uso quotidiano, che permettono a manager, dipendenti e collaboratori di lavorare in armonia all’interno di un flusso di lavoro in tempo reale.
L’accessibilità alle informazioni diventa la colonna portante di tutta la struttura di lavoro, per la quale sono disponibili numerosi strumenti tecnici. Esse rendono accessibili ovunque i documenti associati alle attività a cui afferiscono, gestendo facilmente le revisioni degli stessi e il monitoraggio degli accessi. Qualunque documento, ad esempio un listino prezzi associato ad una campagna marketing o un manuale tecnico per l’installazione di un impianto, sarànno sempre aggiornati all’ultima versione per tutti coloro che vi accedono, da qualunque account autorizzato.
Abbiamo oggi tutti gli strumenti necessari per trasformare una crisi in un momento di crescita e sviluppo delle nostre imprese. Basta che la transizione è gestita con il supporto di competenze adeguate.
Lo smartworking non può restituire le sensazioni di una stretta di mano o dell’ascolto di un macchinario difettoso, ma la maggior parte delle attività che sorreggono l’impresa possono sicuramente essere delocalizzate. E in molte aree ne possono trarre beneficio dalla riorganizzazione dei processi.
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