ERP e Project Management: differenze tra due sistemi

Introduzione

Sul mercato esistono numerose piattaforme di ERP e Project Management (da ora abbrevieremo con PM) che offrono strumenti efficaci per organizzare e gestire progetti di diversa complessità. Pur non producendo direttamente software per il nostro lavoro di project manager, nel corso degli anni abbiamo valutato le varie opzioni disponibili e, in base alla situazione da gestire, scegliamo e suggeriamo una piattaforma piuttosto che un’altra. In questo articolo, esamineremo le principali piattaforme di PM, elencate in ordine alfabetico per evitare fraintendimenti nel lettore e capiremo le differenze rispetto ai Software di ERP (Enterprise Resource Planning)

Le 10 principali piattaforme di project management (in ordine alfabetico)

• Asana
• Basecamp
• ClickUp
• Jira
• Microsoft Project
• Monday.com
• Smartsheet
• Teamwork Projects
• Trello
• Wrike

ERP e Project Management: differenze tra software

È fondamentale distinguere tra un ERP (Enterprise Resource Planning) e un software di project management. Un ERP è un sistema integrato che gestisce vari aspetti aziendali come finanza, logistica, produzione e risorse umane, fornendo una visione unificata delle operazioni aziendali. Un software di PM, invece, è focalizzato sulla pianificazione, l’assegnazione e il monitoraggio delle attività specifiche di un progetto, permettendo di gestire tempi, risorse e scadenze in modo dettagliato.

Il ruolo del software di project management

Il software di PM consente di assegnare le singole attività che compongono i progetti alle persone responsabili. Un progetto viene suddiviso in singole attività operative secondo il principio del chi fa cosa, come ed entro quando. Queste attività possono essere codificate in una piattaforma software specifica, permettendo di gestire assegnazioni trasversali a tutta l’azienda. Questo approccio garantisce il successo dei progetti, poiché ogni membro del team sa esattamente quali sono le proprie responsabilità e le tempistiche da rispettare.

Software installati vs. piattaforme online

Esistono sia software di PM da installare che piattaforme online. I software da installare richiedono l’installazione su dispositivi specifici e possono essere limitati dal sistema operativo utilizzato. Le piattaforme online, invece, offrono diversi vantaggi:

• Indipendenza dal sistema operativo: Accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, indipendentemente dal sistema operativo.
• Aggiornamenti automatici: Le nuove funzionalità vengono implementate senza la necessità di installazioni manuali.
• Collaborazione in tempo reale: Permettono ai team di collaborare simultaneamente, con aggiornamenti immediati.

Integrazione con altri ambienti

Le piattaforme di PM possono essere integrate con altri sistemi aziendali, migliorando l’efficienza operativa e la comunicazione interna. Un’integrazione comune è quella tra un CRM (Customer Relationship Management) e un software di PM.

Esempio pratico:

• Chiusura dell’ordine nel CRM: Quando un ordine viene chiuso o una vendita viene conclusa nel CRM, il sistema registra tutte le informazioni relative al cliente, ai prodotti o servizi venduti e alle condizioni dell’accordo.
• Creazione automatica del progetto nel PM: Grazie all’integrazione tra CRM e PM, la chiusura dell’ordine nel CRM può generare automaticamente un nuovo progetto nel software di project management. Questo progetto è correlato alla commessa venduta e contiene tutte le informazioni necessarie per la sua realizzazione.
• Suddivisione in attività e assegnazioni individuali: Il progetto viene automaticamente suddiviso in singole attività operative necessarie per soddisfare l’ordine. Ogni attività è assegnata alle persone responsabili, con indicazioni precise su chi deve fare cosa, come ed entro quando.
• Notifiche ai membri del team: I membri del team ricevono notifiche sulle nuove assegnazioni, permettendo loro di iniziare immediatamente a lavorare sulle proprie responsabilità.
• Monitoraggio e aggiornamenti in tempo reale: Man mano che le attività vengono completate, gli aggiornamenti sono visibili sia nel PM che, se necessario, nel CRM, mantenendo tutti informati sullo stato di avanzamento della commessa.

Benefici dell’integrazione:

• Eliminazione di passaggi manuali: Riduce la necessità di inserire manualmente le stesse informazioni in più sistemi.
• Riduzione degli errori: Minimizza il rischio di errori dovuti a duplicazioni o omissioni di dati.
• Maggiore efficienza: Accelera il processo di avvio del progetto, consentendo al team di iniziare a lavorare senza ritardi.
• Allineamento tra reparti: Garantisce che il reparto vendite e quello operativo siano sincronizzati, migliorando la comunicazione e la collaborazione.

Esempio di Scenario applicativo:

Immaginiamo un’azienda che fornisce soluzioni tecnologiche su misura:

• Chiusura della vendita: Il team commerciale conclude un accordo con un cliente per lo sviluppo di un software personalizzato. Tutti i dettagli dell’ordine, inclusi i requisiti del cliente, le scadenze e le specifiche tecniche, vengono registrati nel CRM.
• Attivazione del progetto: Una volta chiuso l’ordine, il CRM invia automaticamente una notifica al software di PM, che crea un nuovo progetto basato sul modello predefinito per quel tipo di servizio.
• Definizione delle attività: Il progetto viene popolato con una serie di attività standard necessarie per completare la commessa, come:
  • Analisi dei requisiti: Incontro con il cliente per approfondire le necessità specifiche.
  • Progettazione: Creazione dell’architettura del software.
  • Sviluppo: Codifica delle funzionalità richieste.
  • Test e QA: Verifica e validazione del software sviluppato.
  • Implementazione: Installazione e configurazione presso il cliente.
  • Formazione: Sessioni di training per gli utenti finali.
• Assegnazione ai team: Ogni attività viene assegnata ai membri appropriati del team, ad esempio gli analisti, gli sviluppatori, gli ingegneri QA e i formatori.
• Inizio immediato dei lavori: Grazie all’automazione, non ci sono ritardi tra la chiusura della vendita e l’inizio del progetto. Il team può iniziare a lavorare immediatamente, rispettando le scadenze concordate con il cliente.
• Feedback continuo: Durante tutto il ciclo di vita del progetto, le informazioni sul progresso vengono aggiornate nel PM e possono essere consultate anche dal team commerciale tramite il CRM, mantenendo tutti allineati.

Questa integrazione facilita la gestione di progetti complessi, assicurando che ogni fase sia attentamente pianificata e monitorata, e che tutti i membri del team siano consapevoli delle proprie responsabilità fin dall’inizio. Inoltre, migliora la soddisfazione del cliente, poiché l’azienda può rispondere in modo rapido ed efficiente alle sue esigenze.

Importanza del coinvolgimento del team

La corretta implementazione di un sistema di project management dipende dal coinvolgimento attivo di tutte le persone che faranno parte del sistema strutturato. È essenziale che ogni membro del team collabori attivamente alla definizione dei progetti che saranno codificati nel sistema, comprenda l’importanza del sistema stesso e sia formato sull’utilizzo del software di gestione. Un’implementazione efficace diventa la base per la scalabilità dell’impresa, poiché:

• Standardizza i processi: Facilita la gestione di un numero crescente di progetti.
• Migliora la comunicazione: Riduce le incomprensioni e gli errori dovuti alla mancanza di informazioni.
• Aumenta l’efficienza: Ottimizza l’uso delle risorse e delle tempistiche.
• Favorisce l’adattabilità: Permette all’azienda di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove opportunità.

Conclusione

Il Project Management è prima di tutto un approccio culturale e come tale richiede un percorso di formazione e socializzazione per tutte le persone coinvolte. La successiva scelta della piattaforma di project management più adatta dipende dalle specifiche esigenze dell’azienda e dei progetti da gestire. Considerando le differenze tra ERP e software di PM, l’importanza dell’assegnazione precisa delle attività e i vantaggi delle piattaforme online, è possibile individuare lo strumento più efficace. L’integrazione con altri sistemi, come il CRM, e il coinvolgimento del team sono elementi chiave per garantire il successo dei progetti e favorire la crescita e la scalabilità dell’impresa.

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